La información de más alto nivel debe obtenerse como un producto secundario del procesamiento de datos, desarrollando modelos y métodos que presenten información adecuada a cada nivel administrativo tomando en cuenta el alcance y la naturaleza de la información y el grado en que interactúa cada administrador. La información producida por el sistema debe presentar las características siguientes:
Relevante - propiedad: relacionada con el problema a resolver, llenar de basura, concepto que nunca se usara. Ej: hoja de vida, años en los que estudio secundaria, pero si experiencia. El contenido de la información debe ser apropiado para el asunto al cual esta enfocado, tiene una estrecha relación con lo solicitado por el usuario.
Completa: la información parcial a menudo resulta peor que la falta de información. Ej: mercadotecnia hacer un estudio en un tipo de población que no es.
Precisión. Ningún error en la información obtenida. Cuando se trata de un gran volumen de datos, en general se producen dos clases de errores: de trascripción y de calculo. Muchos aspectos de esta característica puede ser cuantificados. la información errónea puede conducir a decisiones desastrosas. Ej: paciente reacción a la penicilina, reacción alérgica
Oportunidad – actual. Se relaciona con una menor duración del ciclo de acceso: entrada, procesamiento y entrega al usuario. Comúnmente para que la información sea oportuna, es preciso reducir la duración de este ciclo. información mas reciente disponible. Lo que fue una realidad tal ves no lo sea ya, ej. Inversión.
Claridad - comprensible. El grado en que la información está exenta de expresiones ambiguas. A la claridad puede asignársele un valor muy preciso en dinero.
Accesibilidad. Facilidad y rapidez con que se puede obtener la información resultante.
Flexibilidad. Adaptabilidad de la información, no sólo a más de una decisión, sino a más de un responsable de la toma de decisiones.
Económica (rentable): En un ambiente de negocios el costo de obtener la información debe considerarse un elemento de costo relacionado con cualquier decisión. Investigación de mercado.
Verificabilidad. Posibilidad de que varios usuarios examinen la información y lleguen a la misma conclusión.
Imparcialidad . No debe existir ninguna situación de alterar o modificar la información con el fin de hacer llegar a una conclusión preconcebida.
Cuantificabilidad. Naturaleza de la información producida por un sistema formal de información.
Sistema.- Hoy en día ya no compramos cámaras fotográficas, estantes para libros, aparatos de alta fidelidad ni rasuradores eléctricos. Ahora compramos sistemas fotográficos, sistemas de estantería, sistemas de estéreo y sistemas de rasurado. Por consiguiente la palabra sistema ha alcanzado tanta popularidad ya que "sistema" implica integridad, totalidad y unificación de partes para lograr un funcionamiento óptimo de un conjunto de componentes.
Sistemas es una serie de elementos que funciona en conjunto par alcanzar objetivos en común, al alcanzar una entrada, procesarla y producir una salida de manera organizada.
Los elementos del sistema se disponen, estructuran y relacionan para efectuar procesos sobre las entradas y producir así las salidas deseadas. El proceso es un cambio de materiales, información o energía entre los componentes o entre éstos y el ambiente.
A menudo un sistema incluye varios subsistemas – componentes de un sistema más grande con subobjetivos, los cuales contribuyen a lograr el objetivo principal. Los subsistemas pueden recibir la entrada de otros sistemas o subsistemas y transferir una salida a estos.
Considerar a una organización desde el punto de vista de sus subsistemas es un método eficaz de administración porque crea una estructura excelente para la toma de decisiones y soluciones de problemas es decir aislar los problemas para solucionarlos.
En el mapa de información ideal de un negocio (es decir, en la descripción del flujo de datos e información dentro de la organización) es una red de subsistemas de información la que intercambia información con el interior y el exterior del sistema. En una organización ideal ningún ser humano necesitaría recuperar información de un SI y transferirla a otro, sino que la organización capturaría solo datos primarios, por lo general de sus operaciones o del exterior de la organización. Luego los datos capturados quedarían disponibles de manera automática para cualquier otro subsistema que lo necesitara. Por lo tanto al razonamiento de los sistemas es de gran ayuda la tecnología de información.
CONCEPTOS DE SISTEMAS
Variables. Las entradas del sistema pueden asumir distintos valores y por tanto, son sus variables. Las salidas también varían de magnitud y constituyen variables de él.
Parámetros del sistema. Muchas cantidades que entran en relación entre las variables de entrada y las salida se consideran constantes durante determinado período o en un estilo operacional del sistema. En esencia, para un conjunto fijo de dichos valores se dice que el sistema se encuentra en un "estado" especificado. Estas cantidades que determinan el estado del sistema se denominan parámetros.
Componentes. Los componentes de un sistema son simplemente las partes identificables del mismo. Si un sistema es lo suficientemente grande como para incluir subsistemas y si cada subsistema se compone a su vez de otros llegaremos a partes que no son individualmente
subsistemas. Es decir en una jerarquía hay componentes de más bajo nivel.
Atributos de los componentes. Los componentes pueden ser objetos o personas, poseen propiedades o características, las cuales influyen en la operación del sistema, en su velocidad, precisión, confiabilidad, capacidad y muchos otros aspectos.
Estructura. La estructura del sistema es el conjunto de las relaciones entre los objetos y atributos de los objetos de un sistema. El grado en que los elementos funcionan juntos para alcanzar los objetivos totales sirve asimismo par definir la estructura.
Proceso. El proceso total del sistema es el resultado neto de todas las actividades que convierten las entradas en salidas. De ahí que los diseñadores de sistemas han escogido los datos que se introducirán y la información que se obtendrá de él, para idear el proceso de conversión.
Fronteras. La frontera de un sistema puede existir en forma física o conceptual. De ahí que su
definición operacional del sistema se consiga de la siguiente manera:
Se enumeran todos los componentes que lo integrarán y se identifica todo lo que se halle dentro del espacio delimitado (se llama sistema y todo lo que quede afuera se denomina ambiente).
Los flujos que atraviesan la frontera desde el ambiente se denominan entradas y los que desde el interior de la frontera salen hacia el exterior se denominan salidas.
Interfaces. La interfaz es una conexión entre dos sistemas, la región de contacto.
Entropía. La entropía es el movimiento de desgaste de un sistema, desorden o discrepancia totales.
Homeostasis. La homeostasis se relaciona con la entropía negativa. Es la característica de un sistema abierto que regresa a la posición de estado estable.
Equifinalidad. La equifinalidad establece que un sistema debe comenzar de cualquiera de los estados iniciales y debe seguir alguna trayectoria para conseguir una finalidad en particular.
Multifinalidad. La multifinalidad implica que existen varios estados finales, de modo que la elección de los medios descansa sobre las razones de llegar a un resultado en especial.
Sinergia. Término griego = trabajo conjunto. Ocurre cuando al combinar recursos producen una salida superior a la suma de la salida de los mismos recursos, si se emplearan por separado.
Ejemplo la unión de ser humano + computador lo que hace que los resultados del pensamiento se traduzcan en procesamiento eficiente de grandes cantidades de datos.
Clasificación de los sistemas. CATEGORIAS
Naturales vs. artificiales. Los sistemas naturales abundan en la naturaleza ej, cada organismo, el sistema solar, el sistema del agua en el mundo. Los sistema artificiales son aquellos que se construyen ej, las empresas.
Simple vs. complejo. Un sistema simple es uno en el cual hay pocos elementos o los componentes y la relación o la interacción entre elementos NO es complicada y directa. Un sistema complejo, por otra parte, tiene muchos elementos que se relacionan altamente e interconectados. Por ejemplo las partes numerosas, componentes, equipos, y el personal se reúnen para fabricar un cohete. Las relaciones entre estas partes, componentes, equipo, y el personal puede ser muy sofisticado. En la realidad, la mayoría de los sistemas caen sobre un continuo entre simple y complejo.
Abierto vs. cerrado. Un sistema abierto tiene una interacción con su ambiente. En otras palabras, hay una c orriente de aportes y rendimientos a través de la frontera del sistema. Todos los organismos vivos, incluyendo plantas y animales, son los sistemas abiertos porque ellos tienen un grado alto de interacción con el ambiente. Por ejemplo la estructura de mercadotecnia de una empresa es un sistema que forma parte de otro más grande: la compañía entera. Y ésta a su vez es un sistema en el interior del sistema industrial global. Por tanto el hecho de que una compañía interactúa con su ambiente (un sistema más amplio) hace de ella un sistema abierto.
Un sistema cerrado es lo contrario que un abierto. No hay interacción con el ambiente dentro de un sistema cerrado. En la realidad, hay muy pocos sistemas cerrados. Algunos sistemas tienen más interacción con el ambiente que otros. Es muy difícil distinguir los componentes que constituyen a un sistema cerrado. Ya que el ambiente que rodea a un sistema cerrado no cambia y, si lo hace, se levantará una barrera entre el ambiente y él para impedir cualquier influencia.
Estable vs. dinámico. Un sistema estable es aquel cuyas propiedades y operaciones no varían de manera importante o lo hacen en ciclos repetitivos.
Una compañía pequeña que produce los bloques de madera de edificio para niños podrían ser muy estable. La fuente de consumidor y materiales de madera, las preferencias para bloques de madera han permanecido bastante constante desde hace años. Por lo tanto, no hay necesidad cambiar el sistema por el cual los bloques de madera se siguen produciendo. Los otros negocios, sin embargo, son muy dinámicos. Un sistema dinámico es uno que experimenta el cambio rápido y constante debido a cambios en su ambiente. Por ejemplo, la mayoría de los fabricantes de computadora son sistemas dinámicos. En las compañías que se dedican a la fabricación de computadoras los avances tecnológicos para desarrollar nuevos productos lo hacen que adopte un sistema dinámico. Desarrollando los sistemas efectivos para organizaciones dinámicas pueden ser sumamente difíciles. Por lo tanto, la compañía puede haber cambiado completamente su dirección. Los sistemas desarrollados para organizaciones dinámicas tienen que ser adaptable y muy flexible.
Adaptable vs. no adaptativos. Los conceptos de no adaptativo y adaptables son relativos a estables y dinámicos. Un sistema que reacciona con su ambiente en tal forma que mejora su funcionamiento, logro o probabilidad de supervivencia se llama sistema adaptativo. Un sistema no adaptativo es aquel sistema que no cambia con un ambiente variable.
Un cambio de magnitud importante en el ambiente puede ocasionar que en un sistema cambie de estático a dinámico, una prueba frecuentemente a su naturaleza adaptativa o no adaptativo. Reacción frente al entorno.
La teoría evolucionista se basa sobre todo en el concepto de un sistema adaptativo. Los negocios prósperos son aquellos que se adaptan a los cambios en el ambiente; en cambio, muchos fracasos son atribuidos al hecho de que una empresa no reaccione oportunamente ante un cambio externo.
Permanente vs. temporal. Un sistema permanente es aquel que durará mucho más que las operaciones que en ellos realiza el ser humano. Es decir las políticas de una empresa son permanentes en lo tocante a las operaciones anuales. Es verdad que pueden introducirse importantes cambios de políticas, pero éstos durarán entonces un tiempo indefinido respecto a las actividades diarias de los empleados.
Un sistema temporal es uno que no será en existencia para un período largo de tiempo. En algunos casos, los sistemas temporales existen por menos de un mes. Los sistemas temporales son importantes para el logro de tareas específicas en los negocios y la investigación científica.
CARACTERÍSTICAS OPERACIONALES DE LOS SISTEMAS
Para resolver un problema determinado se cuenta con buenos y malos sistemas, estos último presentan características que no corresponden a las necesidades del problema ni a la de los encargados de tomar decisiones. Ej pronósticos de ventas mensuales y el departamento de producción requiere pronósticos semanales para su planeación, no se incluyo informe de vendedores por la falta de control.
Muchas de las características operacionales de los sistemas son importantes en el diseño, construcción, producción, diagnóstico y evaluación de los sistemas. Los sistemas hombre-maquina tienen un amplio espectro de tales características:
1. Realización de las funciones principales y secundarias
2. Precisión de funcionamiento
3. Velocidad de funcionamiento
4. Costo
5. Confiabilidad
6. Adaptabilidad ambiental
7. Facilidad de mantenimiento
8. Reemplazabilidad por modelos sucesivos
9. Seguridad y protección en caso de falla
10. Productividad
11. Materiales y procesos optimos según el lote de fabricación
12. Simplificación, estandarización y tamaños preferidos
13. Peso
14. Tamaño y forma
15. Estilo y empaque
16. Compatibilidad con otros sistemas o equipo auxiliar
17. Diseño modular
18. Facilidad de operación
19. Diseño equilibrado mediante intercambios
20. Facilidad de transporte e instalación
21. Legalidad
22. Aspectos sociales.
La investigación y los principios de la teoria general descansan sobre la expansión y extensión de las clasificaciones y conceptos de sistemas que se exponen como
-factores sistémicos y descriptivos
-regulación y mantenimiento
-dinámica
-deterioro y falla
CARACTERÍSTICAS DEL ENFOQUE DE SISTEMAS. El enfoque de sistemas es una combinación de filosofía y de metodología general. Los aspectos filosóficos pueden ser descritos por las siguientes características:
1. Interdisciplinario. No esta limitado a una sola disciplina, sino que todas las pertinentes intervienen en la búsqueda de una solución.
2. cualitativo y cuantitativo a la vez. El enfoque de sistemas se sirve de un enfoque ecléctico ya que el diseñador no aplica exclusivamente determinados instrumentos.
3. organizado. Es un medio para resolver problemas amorfos y extensos, cuyas soluciones incluyen la aplicación de grandes cantidades de recursos en un forma ordenada.
4. creativo. El enfoque ha de ser creativo y centrarse primero en las metas y luego en los métodos.
5. teórico. Se basa en los métodos de la ciencia.
6. empírico. Los datos pertinentes incluyen no solo hechos relativos a los aspectos técnicos, sino además los que se refieren a las prácticas, funciones, interacciones, actitudes y otras características de la organización en los sistemas de hombre-maquina.
7. pragmático. Genera un resultado orientado a la acción. El sistema ha de ser factible, producible y operable. Sus actividades tienen por objeto cumplir con un conjunto de propósitos o satisfacer necesidades reales.
